Das Geheimnis erfolgreicher Meetings

Kamila |

13. Mai 2014 |

- min Lesezeit

Kennt ihr das auch: Am Ende eines Termins stehen alle voller Elan und Tatendrang auf - und trotzdem versanden manche Themen vollständig. Oft trifft die gleiche Runde ein paar Wochen später wieder zusammen, ohne dass irgendetwas passiert ist und bespricht die gleichen Themen erneut.

Was ist für erfolgreiche Meetings zu beachten? Hier ein paar grundlegende Tipps, die euch helfen können.

1. Meetingvorbereitung

Bereits vor dem Meeting entscheidet sich, ob das Meeting erfolgreich wird oder nicht. Die größten Einflussfaktoren sind die Bestimmung der Meetingziele, Meetingteilnehmer und eure Agenda.

Meetingziel

Macht euch im Voraus Gedanken was das Meetingziel ist. Geht es darum Kollegen zu informieren? Sollen Entscheidungen getroffen oder Aufgaben verteilt werden? Abhängig vom Meetingziel variiert die Vorbereitungszeit und die Teilnehmer.

Schreibt das Ziel des Meetings in die Einladung. So stellt ihr sicher, dass die Teilnehmer wissen, was sie in dem Termin erwartet und vor allem können sie sich vorbereiten. Ein Meetingziel kann zum Beispiel wie folgt lauten: Information über den aktuellen Projektstatus mit Fokus auf das Development und Abstimmung der nächsten Schritte. Hier sollen somit nicht nur Informationen getauscht werden sondern auch Entscheidungen fallen.

Meetingteilnehmer

Wichtig ist es, dass nicht zu viele Personen eingeladen werden, außer es geht um den Austausch von Informationen. Ihr wollt im Rahmen des Termins finale Entscheidungen erreichen, dann müssen natürlich auch die Personen anwesend sein, die die Entscheidung treffen können. Wenn das nicht möglich ist macht der Termin auch keinen Sinn. Auf der anderen Seite macht es Sinn Experten mit hinzuzuziehen, wenn es darum geht Themen tiefgehend zu diskutieren.

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Macht euch im Voraus klar, welche konkreten Teilnehmer für das anvisierte Meetingziel (z.B. Entscheidungsfindung) dabei sein müssen und wessen Teilnahme unnötig ist

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Unsere Empfehlung

Agenda

Manchmal passiert es, dass die Besprechungszeit nicht aussreicht und nicht alle relevanten Themen final geklärt werden können. Das ist einer der Gründe bereits der Meetingeinladung eine Agenda beizufügen. Bei internen Meetings genügen einige grobe Stichpunkte. Wenn ihr jedoch einen wichtigen Termin habt, der ggf. auch etwas länger angesetzt ist, definiert auch zu den einzelnen Themen-Slots die geplante Dauer. Das hilft im Rahmen des Termins zeitlich nicht aus dem Ruder zu laufen.

Ihr bekommt eine Einladung ohne Text? Hakt nach was das Ziel und der Inhalt des Termins sind. Die Gefahr ist sonst groß, dass das Meeting nichts bringt. Bei Terminengpässen könnt ihr auch einmal bewusst aus diesem Grund eine Teilnahme ablehnen. Ansonsten geht bei euren eigenen Terminen stets mit gutem Beispiel voran!

Kamila Stanitzek Managing Partner

2. Meetingdurchführung

Zu Beginn des Termins ist es wichtig, dass der Organisator nochmal alle Teilnehmer auf das Ziel des Meetings einschwört und dann kurz durch die Agenda führt.
Anschließend bestimmt er eine Person, die die Meetingergebnisse protokolliert. Ja richtig, gelesen: Protokolle sind enorm hilfreich. Hier macht es natürlich keinen Sinn ein echtes Gesprächsprotokoll anzufertigen. Wichtig sind die folgenden Inhalte:

Thema: Kurze Beschreibung
Verantwortlicher: Hier ist eine Person zu benennen, die das Thema übernimmt
Datum: Legt fest bis wann das Thema erledigt werden soll

Durch solche Protokolle stellt ihr sicher, dass keine To Dos im Nachgang vergessen werden. Außerdem helfen sie euch im Rahmen des Termins direkt auch die nächsten Schritte zu planen und so die Zeit effizienter zu nutzen.

Wichtig ist auch, dass ihr darauf achtet, dass alle Personen zu Wort kommen, sonst hättet ihr sie ja nicht eingeladen. Meistens gibt es Teilnehmer die mehr reden und andere, die sich eher zurückhalten. Sprecht diese dann bewusst an und fragt sie nach ihrer Meinung.

Achtet unbedingt auch darauf, dass nach Diskussionen eine kurze Zusammenfassung mit Fokus auf die Ergebnisse stattfindet. So stellt ihr sicher, dass alle Teilnehmer mit dem gleichen Verständnis aus dem Termin gehen.
Dreht sich eine Diskussion im Kreis, helfen euch diese kurzen Zusammenfassungen der einzelnen Standpunkte, um die Teilnehmer zu einer Lösung zu führen.

3. Meetingnachbereitung

Nach dem Termin solltet ihr den Teilnehmern alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die im Rahmen des Meetings vorgestellt wurden. Schickt diese via Mail oder legt sie ab. Auch das Protokoll sollte natürlich zeitnah für alle einsehbar sein.
Auch der Zeitpunkt ist entscheidet. Optimalerweise sollten die Unterlagen direkt am gleichen Tag verschickt werden, sonst spätestens einen Tag nach dem Termin.
Zudem macht es auch Sinn die ToDos nachzuhalten und zu prüfen ob die Personen für die Erledigung noch Hilfe benötigen

Klingt eigentlich alles ziemlich trivial, oder? Trotzdem erlebe ich es oftmals, dass diese Grundlagen nicht beachtet werden. Ich kann euch versichern, dass ihr eure Meetings allein mit diesen Maßnahmen effektiver und effizienter durchführen könnt.

In einem meiner nächsten Artikel erörtere ich dann einige Methoden zur Meetingvorbereitung nochmal tiefer.